Kim Komando de 6 maneres de gestionar la safata d'entrada

El correu electrònic es porta per sempre. Els treballadors d’oficina passen milers d’hores a l’any enviant bústies empaquetades i alguns estudis suggereixen que una quarta part de la jornada laboral es dedica a filtrar missives digitals.

Hi ha qui recorre a programari especialitzat, com ara CleanEmail, que pot reduir radicalment l'excés de correspondència i els missatges no oberts. Toqueu o feu clic aquí per esbrinar com us pot ajudar a filtrar-vos automàticament a la brossa.

Com a empresari ocupat, he trobat la millor manera d’afrontar el correu electrònic mitjançant la disciplina i les fortes habilitats organitzatives. Un parell d'eines útils digitals també ajuden.



Tot i que esteu fent una ullada a la vostra adreça de correu electrònic, potser serà hora de comprovar si feu servir el millor programa de correu electrònic gratuït. Toqueu o feu clic al meu programa gratuït favorit que funciona amb Macs, PC, Linux, iPhone i Android.

A continuació es mostren algunes tàctiques que utilitzo per racionalitzar el meu correu electrònic i estalviar grans blocs de temps.

1. La regla d’un minut

El correu electrònic requereix molt de temps i és fàcil de procrastinar. Així que vaig instituir una regla d’un minut: si un missatge requereix només una frase, o fins i tot una resposta d’una sola paraula, la responc immediatament.

Gmail ho facilita encara, gràcies a la seva funció automàtica. Google utilitza les vostres correspondències anteriors per 'endevinar' el contingut del vostre correu electrònic. Això pot ser útil, especialment per a correus electrònics que requereixen poc context o formalitat i fa que sigui més fàcil d’actuar la regla d’un minut.

RELACIONAT: Treure encara més el correu electrònic. Toqueu o feu clic a 5 accessos per protegir la vostra privadesa, estalviareu temps i bloquegeu comptes molestos.

2. Silenci el telèfon

Durant un dia ocupat, una inundació constant de notificacions fa més mal que bé. Haureu d’aturar constantment el que feu i revisar el telèfon. En lloc de prioritzar les tasques i de creuar-les una per una, saltes entre unes i altres.

De vegades, només cal ignorar el telèfon. Primer, podeu desactivar les notificacions individuals de moltes aplicacions, inclòs el correu electrònic, que encara us farà disponible per a trucades. També podeu silenciar el telèfon, encara que la vista de les notificacions push pot distreure. També podeu desactivar-la, però trigareu un minut a reiniciar-la.

Una de les tècniques que molta gent considera útil és el mode avió. D’aquesta manera, podeu silenciar el telèfon ràpidament, reactivar-lo ràpidament i rebre totes les notificacions alhora. A iPhone, és tan fàcil com Configuració >> Avió ModeA continuació, commuteu-la cap enrere. A Android, feu lliscar el botó cap avall per Configuració ràpida >> Mode avió.

RELACIONATS: el correu brossa és, probablement, el vostre contacte electrònic més gran. L’odi també. Toqueu o feu clic per trobar maneres fàcils de reduir el correu brossa a la safata d'entrada.

3. Donar-se de baixa

Els filtres de correu brossa ajuden a netejar el correu brossa real i les estafes de phishing, però, i els missatges en sèrie que mai llegim? Aquests poden derivar de contactes legítims, empreses i organitzacions. Però si mai no obriu els butlletins, per què seguiu rebent-los?

En el cas dels correus electrònics massius, a la part inferior s'inclou un enllaç de baixa de subscripció. Només triguen uns segons, i sacrificar aquesta correspondència et pot donar un temps extra i tranquil·litat. Pensa: què faria Marie Kondo?

Desfer-se de la brossa i subscriure’t a butlletins de notícies que realment vulguis llegir. Rep notícies sobre tecnologia, consells sobre l'estil de vida digital i els consells de confiança que necessiteu directament a la safata d'entrada. Toqueu o feu clic aquí per provar els meus butlletins gratuïts.

4. Fixeu-lo i oblideu-lo

Tant Microsoft Office com Gmail tenen funcions especials per ajudar-vos a organitzar el vostre correu electrònic. Amb Gmail, podeu crear etiquetes; funcionen com a carpetes, categoritzant la major part dels correus electrònics que rebeu, com ara comunicats de premsa, factures i comunicacions de principals socis comercials o missatges dels caps de departament.

Per crear una etiqueta a Gmail:

1. Feu clic a la tecla icona de l’engranatge i feu clic a Configuració.
2. Aneu a la Etiquetes fitxa
3. Cerqueu i feu clic Crea nova etiqueta.
4. Nom l’etiqueta.
5. Feu clic Crear.

Les etiquetes es mostraran al panell de lectura de la part esquerra de la safata d'entrada. Ara podeu moure els missatges de correu electrònic al lloc adequat. Aquí és com:

  1. Obriu la secció Missatge.
  2. Feu clic a la tecla Etiqueta icona per sobre del missatge (sembla una etiqueta).
  3. Marqueu cada etiqueta per afegir-la o escriviu una etiqueta nova.

També podeu automatitzar el procés:

  1. Feu clic a la informació de la funció Caixa de correu electrònic de cerca i apareixerà un formulari desplegable.
  2. Inseriu el Criteris per a la vostra etiqueta / carpetes.
  3. Feu clic a Crea un filtre amb aquesta cerca.
  4. Apliqueu l’etiqueta fent clic a Trieu etiqueta desplegable
  5. Feu clic a Crea un filtre guardar.

Si utilitzeu Microsoft Outlook, el més senzill és crear carpetes. A continuació, a mesura que rebeu correus electrònics, podeu arrossegar-los manualment a la carpeta adequada i posar missatges importants dins d'una determinada categoria.

RELACIONATS: Convertiu-vos en un mestre de Microsoft Office. Toqueu o feu clic per obtenir trucs experts per treure el màxim partit de Word i Excel.

5. Altres mètodes de comunicació

El correu electrònic és perfecte per transmetre missatges exhaustius i pensats. Però a vegades cal tenir una conversa real i esperar una resposta pot generar un temps valuós. A la meva pròpia oficina, utilitzem Google Hangouts per comunicar-nos entre estacions de treball, però hi ha múltiples mètodes per a la comunicació ràpida, des de Skype a Messenger fins a Slack.

Si bé el correu electrònic és la nostra resposta genial, sovint oblidem que una trucada telefònica realment també pot ser la més eficaç de totes.

6. Dispositius de sincronització

És probable que el vostre correu electrònic estigui distribuït en diversos dispositius. Quan envieu, rebeu o suprimiu un missatge de correu electrònic en un dispositiu, també és important mantenir aquest flux de treball coherent entre altres. D’aquesta manera no es perdran missatges importants ni es confonen d’altres.

Per configurar la sincronització a tots els dispositius, aneu al lloc de Gmail de l'escriptori i feu clic a:

  1. Feu clic a la tecla engranatge iconai feu clicConfiguració.
  2. SeleccionaReenviament i POP / IMAP fitxa
  3. Sota accés IMAP,Habilita el pop per a tots els correus,Activa IMAP.
  4. Desplaça't cap avall i seleccionaGuardar canvis.

En el mateix menú, trobareu un enllaç per configurar la recuperació de correu a través d'altres plataformes. Això és important quan s’intenta accedir al vostre compte mitjançant tercers com Thunderbird o a través de l’aplicació de correu electrònic nativa d’un iPhone. És molt més fàcil configurar-lo amb l’aplicació oficial de Gmail que es carrega prèviament als telèfons Android i que també està disponible per a iOS a l’App Store App Apple.

Si utilitzeu Microsoft Outlook a la feina i la bústia que voleu sincronitzar es troba al servidor Exchange de la vostra empresa, el millor és portar els dispositius al vostre departament informàtic. Us poden proporcionar el nom de domini i altra informació que necessiteu per configurar la bústia de correu electrònic en altres dispositius.

Quines preguntes de vida digital teniu? Truca al programa de ràdio nacional de Kim i toqueu o feu clic aquí per trobar-lo a la vostra emissora de ràdio local. Podeu escoltar o veure el Kim Komando Show al vostre telèfon, tauleta, televisió o ordinador. O bé toqueu o feu clic aquí per veure els podcasts gratuïts de Kim.