5 trucs per treure el màxim partit de Microsoft Word i Excel

Tant si treballeu a oficines corporatives com a administració de la petita empresa, probablement us passareu alguns dies utilitzant les principals mans de Microsoft Office Suite.



Voleu aprofitar al màxim aquestes aplicacions que podeu fer. I amb algunes funcions que no són especialment evidents, és possible que et trobin a faltar.

És per això que us expliquem alguns trucs experts que us ajudaran a treure el màxim partit de Word i Excel. Segueix llegint aquests consells i comença a gaudir d’una experiència millor avui.





1. Obteniu un total sense fórmula

Si mai heu utilitzat Excel, sabeu que podeu introduir fórmules a les cel·les i el programa les executarà per a vosaltres. Les fórmules Excel poden ajudar-vos a trobar coses com la suma total d'un conjunt de números, o la seva mitjana o mitjana.



Generalment, heu de conèixer i escriure les fórmules de funcions per tal que l'Excel les pugui executar. Però Excel té una drecera secreta quan es tracta de totals: podeu trobar el total d’una fila o columna a la taula d’Excel sense haver d’introduir personalment una fórmula.

Només heu de fer clic a una cel·la a sota o al costat dels números que vulgueu obtenir a la vostra pàgina Excel. A continuació, premeu Ctrl + Maj + T (o Cmd + Maj + T si utilitzeu un Mac).



La fórmula es generarà automàticament, donant-vos l’oportunitat de seleccionar o deseleccionar determinades cel·les de la suma fent clic i arrossegant l’àrea que voleu afegir, o simplement feu clic a Enter per tenir la fórmula executada. I és que, tindreu el vostre total!

Sens dubte, aquest és un consell que pot accelerar la realització de coses com despeses i fulls de pressupost, o qualsevol altra cosa amb molta addició. Feu-lo servir sovint per gaudir d’una eficiència addicional mentre feu els vostres fulls de càlcul.

Relacionat: Un potent programa d’oficina lliure pot substituir Microsoft Office



2. Col·labora en un document en Word

Sempre podeu enviar per correu electrònic un document de Word d’anada i tornada si treballeu en un projecte amb algú. Però Word té un mètode de col·laboració més senzill: compartir el document, de manera que hi pot haver una versió que tothom pugui accedir al mateix temps.

Podeu compartir un document desant-lo a OneDrive, El servei de núvol de Microsoft i feu clic a 'Compartir,”Enviant el document a companys o amics que vulgueu tenir accés.

A partir d’aquí, vosaltres i els vostres col·legues podreu treballar el document junts en temps real, deixant comentaris i fent modificacions tant com calgueu. També podeu escriure seccions senceres de manera independent al mateix temps.



Es pot editar un document de Word compartit Word Online - a què us relacionareu si un company us envia un document compartit. O bé, podeu editar-la a l'aplicació Word si preferiu tenir la funcionalitat completa de Word.

Podreu veure qui més accedeix al document al mateix temps que sou i podreu col·laborar molt millor perquè ningú no es deixarà fora d'una cadena de correu electrònic o perdi una actualització.



3. Aneu de files a columnes o columnes a files a Excel

Heu fet mai una taula a Excel, només per decidir que la disposició seria millor en el sentit contrari? O potser quan introduïu dades, cometeu un error i poseu coses que haurien d’estar en files en columnes.

Per sort, hi ha una manera ràpida de canviar l’orientació de les dades sense haver de tornar a escriure-les. Simplement seleccioneu l’àrea que voleu canviar i copieu-la.



Després, a la Inici a Excel, feu clic a la secció fletxa a sota o al costat Enganxar icona (el porta-retalls). Desplaceu-vos cap avall cap a 'Transposa”A la llista i tindreu les dades que heu introduït de la fila a la columna o a la columna a la fila.

La transposició es realitzarà a qualsevol cel·la que hàgiu destacat quan feu clic a 'Transposa', així que tingueu en compte després de copiar les dades. Pot ser complicat enganxar les dades que heu copiat amb aquest truc, així que tingueu previst enganxar a un altre lloc i canviar-les fent clic i arrossegueu les cel·les seleccionades allà on voleu.

Relacionat: tres alternatives de Microsoft Office sobre les quals probablement mai no heu sentit a parlar

4. Feu que les coses quedin bé a Word mitjançant temes

Per fer informes o redactar papers amb impacte, han d'estar ben escrits. Però també pot ajudar a fer que siguin bonics. Afortunadament, podeu fer que qualsevol document tingui un bon aspecte a Microsoft Word i no heu de saber res sobre el disseny gràfic ni els tipus de lletra perquè funcioni.

Sota la Disseny pestanya per a versions de Word després de 2016 i a la secció Inici fitxa per a anteriors, feu clic a 'Temes”, Al grup Formatació de documents.

Se us mostrarà un menú d’opcions premade que determinaran l’esquema de color, la tipografia i els estils d’encapçalament del vostre document i podreu seleccionar la que cregueu que sigui la més adequada a les vostres necessitats. Per a un butlletí de notícies de la comunitat, podeu fer que les coses siguin divertides i lluminoses. Per obtenir un informe corporatiu, podeu fer que les coses siguin més llises i fàcils de llegir.

Els temes es poden personalitzar si voleu fer-ne el vostre. Simplement feu clic a 'Personalitzat' sota la Tema i podeu definir els vostres colors i dissenys en funció de les vostres preferències.

Però els temes carregats prèviament, amb les seves útils imatges de previsualització, us donaran algunes opcions magnífiques per agafar qualsevol document drab i fer-lo més professional o divertit.

5. Congeleu les capçaleres de columnes i files a Excel

De vegades, una taula o una llista a Excel s’allarga molt i no podreu veure les capçaleres a la part superior que expliquen a què es refereixen les dades que esteu buscant o a què s’aplica. Eviteu que es congelin els panells de la vista Excel, per tal de desplaçar-vos i mantenir sempre les capçaleres a la vostra vista.

Per congelar panells, aneu a la secció Veure a la pestanya de versions posteriors d 'Excel o a la secció Maquetació fitxa en anteriors. Feu clic a 'Congela panells'Menú desplegable, que té una icona d'un full de càlcul amb algunes caselles creuades a les files superior i esquerra, i normalment una cel·la blava.

Per congelar la fila superior i capturar capçaleres que hi hagi, feu clic a 'Congela la fila superiorOpció ”. Tingueu en compte que la fila superior que es congelarà serà la que apareix a la vista actual del full de càlcul, així que assegureu-vos de desplaçar-vos fins a la part superior de la taula abans de seleccionar aquesta opció.

Per congelar la columna més esquerra, feu clic a 'Congela la primera columnaOpció ”. Una vegada més, és la primera columna de la vista actual que es congelarà, de manera que assegureu-vos que us queda tot allà on voleu estar.

Per congelar tant la fila superior com la primera columna del full de càlcul, feu clic a la cel·la superior esquerra del full de càlcul que conté dades; una cel·la on comencen les dades. Si teniu capçaleres a la fila 1 i capçaleres a la columna A, és probable que sigui aquesta cel·la B2.

Feu clic a 'Congela panells”Del menú“ Congela panells ”i es congelaran la fila i la columna immediatament a sobre i a l’esquerra del punt seleccionat, que us permetrà desplaçar-vos per totes les dades que calgui sense perdre les capçaleres.

Els panells congelats es mantindran congelats quan deseu i sortiu d’un full de càlcul, cosa que pot ser de gran ajuda per mantenir un full de càlcul fàcil de desplaçar-lo, sobretot quan torni a introduir-lo per afegir més dades.

Per descongelar els panells si mai cal, només cal que feu clic a 'Sense congelar'L'opció'Congela panells”, Que sol ser la seva única opció un cop s'hagi congelat els panells. Més tard, podeu tornar a congelar en una nova vista o deixar el full de càlcul tal com és la vostra preferència.

(Psst!Problemes de PC? Us oferim el nou butlletí informatiu setmanal de Windows Scoop de Kim, dissenyat per ajudar-vos a dominar els aparells de Windows. Poseu-lo directament a la safata d'entrada de forma gratuïta i obteniu informació sobre les darreres actualitzacions i consells sobre seguretat de Windows.)